TUJUAN & MANFAAT SURAT BISNIS

Bahyudinnor.Com - Surat bisnis memiliki banyak tujuan. Biasanya, individu dan perusahaan mengirimkan surat bisnis, antara lain untuk tujuan memberikan informasi, memengaruhi, dan melakukan promosi.

Gambar oleh Andrew Lloyd Gordon dari Pixabay

Berikut tiga hal yang harus diingat saat menulis surat bisnis.

1. Surat bisnis bernilai mahal. Perlu waktu dan biaya untuk membuat dan mengirim surat bisnis.
2. Surat bisnis memiliki tujuan menyampaikan informasi.
3. Surat bisnis adalah dokumentasi yang bisa disimpan, bukti informasi komunikasi dengan pihak lain.

A. Tujuan dan Manfaat Surat Bisnis dari Segi Komunikasi Sehari-Hari

Meskipun telepon, faksimili, dan e-mail menjadi metode komunikasi utama dalam bisnis, surat bisnis masih menjadi metode komunikasi penting dalam menyampaikan instruksi dan informasi secara formal

Ada beberapa alasan Anda harus mengirim surat bisnis untuk dapat berkomunikasi dengan orang dalam maupun di luar perusahaan.

• Surat bisnis formal bertujuan memperkenalkan individu atau perusahaan, untuk negosiasi atau melakukan tindakan bisnis,atau sebagai fungsi komunikasi sehari-hari antara rekan bisnis sebagian besar surat bisnis memperkenalkan, meringkas, atau negosiasi aktivitas potensi bisnis.
• Banyak instansi yang menggunakan surat bisnis untuk menyampaikan keluhan kepada instansi bisnis atau perorangan. Menyampaikan segala keluhan dalam sebuah surat akan menghilangkan semua masalah yang ada serta menjadi dasar tindakanlegal jika jawabannya tidak memuaskan.
• Surat bisnis juga bisa dikirim untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada konsumen maupun karyawan. Selain itu, surat bisnisjuga bisa digunakan karyawan potensial sebagai surat motivasi pelengkap CV dan resume,

 a. Jenis

Surat bisnis mempunyai banyak bentuk, tergantung jenis bisnis yang dijalankan. Jika kita mencari pekerjaan, kita akan mengirimkan surat bisnis formal kepada perusahaan yang diminati. Jika kita hendak mendokumentasikan masalah dengan bawahan, kita mungkin mengirim surat bisnis resmi kepada karyawan tersebut, menjelaskan outine yang sudah dibahas dan tindakan apa yang harus diambil. Surat bisnis formal juga bisa berhubungan dengan perusahaan lain, membuka pintu transaksi bisnis, atau meringkas berbagai peristiwa yang sudah terjadi.

b. Kelebihan Surat Bisnis

Surat bisnis merupakan alat yang lebih formal dibandingkan dengan e-mail atau faksimile. Surat bisnis akan mewakili perusahaan Anda dengan baik jika digunakan dengan tujuan yang baik dan benar.

Selain itu, jika dikirim secara individual dan ditandatangani, penerima akan merasa lebih dihargai oleh perusahaan atau instansi daripada menerima e-mail standar maupun faksimile.

c. Kelemahan Surat Bisnis

Kelamahan utama mengirimkan surat bisnis adalah surat bisnis bukanlah alat komunikasi instan. Kita memerlukan waktu satu hingga dua hari untuk mengirimkan surat tersebut.

Selain itu, ada juga risiko surat hilang dan tidak pernah sampai ke tangan penerima. Hal itu tentu bisa menyebabkan masalah pada masa yang akan datang, apalagi jika menyangkut order maupun

lamaran kerja,

B. Manfaat Surat Bisnis Formal dari Segi Legal

Surat bisnis formal dapat memiliki berbagai fungsi dengan berbagai format yang berbeda, termasuk dari segi legal.

a. Fungsi

Banyak permasalahan bisnis secara resmi yang dapat dilakukan melalui pertukaran surat bisnis. Dengan demikian, segala sesuatu yang menyangkut pikiran, pernyataan, keluhan, persetujuan-persetujuan yang ditulis dalam dokumen resmi. Surat bisnis formal dapat merupakan bukti penting untuk klaim jika terjadi perselisihan mengenai apa yang telah dan tidak disetujui sebelumnya,

b. Kesalahpahaman Mengenai Surat Bisnis Formal

Meskipun bisa termaktub dalam tulisan masalah rencana, maksud, dan kegiatan yang akan datang, surat bisnis formal bukanlah jenis dokumen yang diperlukan untuk melengkapi persetujuan atau

transaksi.

Proposal bisnis formal biasanya dibuat jika satu pihak bila ingin melakukan bisnis dengan pihak lain. Kontrak selalu diperlukan dalam usaha bisnis untuk membuat persetujuan dan ikatan legal.

Baca Juga