Teknologi Perkantoran - Konsep Data dan Informasi

Salah satu perkembangan teknologi komputer adalah teknologi jaringan komputer dan internet. Teknologi ini menyambungkan hampir semua komputer yang ada di dunia sehingga dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi.

Dalam bidang usaha dan pekerjaan kantor, kemajuan teknologi informasi dan internet mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Salah satunya ialah pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.

Internet memiliki banyak manfaat untuk mendukung kegiatan bisnis agar bisa mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan yang menolak untuk menggunakan teknologi internet akan terlihat ketinggalan zaman serta menolak untuk melakukan efisiensi. Penggunaan internet menyebabkan semua kegiatan akan terasa lebih mudah.

A. Konsep Data dan Informasi

Dalam suatu sistem informasi organisasi atau perusahaan sekarang ini, data merupakan sesuatu yang sangat penting untuk organsasi atau perusahaan. Karena semua informasi yang didapat atau disebarkan semuanya berhubungan dengan data.

1. Data

Dari segi bahasa, kata “data” berasal dari kata “datum” yang berasal dari Bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

a. Pengertian Data

Definisi data secara umum adalah kumpulan fakta, kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi. Berikut ini pengertian data menurut para ahli.

1. Edhy Sutanta : Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam kelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal.
2. Wilkinson : Data adalah fakta, angka, bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama merupakan masukan bagi suatu sistem informasi.
3. Arikunto: data sebagai semua fakta dan angka-angka yang dapat dijadikan bahkan untuk menyusun sebuah informasi.
4. Kuswadi dan E. Mutiara: data sebagai kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambang, atau sifat. 5) Kristanto:data merupakan suatu fakta mengenai objek yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan dan kejadian.

b. Jenis-jenis Data

Data terbagi ke dalam beberapa jenis, antara lain menurut sifatnya, sumbernya,menurut waktunya,dan menurut cara memperolehnya.

1) Menurut Sifatnya

a) Data Kualitatif,yaitu data yang tidak berbentuk angka,misalnya: kondisi·barang (jelek, sedang,bagus),jenis pekerjaan (petani, pengusaha, pedagang), tingkat kepuasan konsumen (tidak puas, puas,sangat puas).

b) Data Kuantitatif,yaitu data yang berbentuk angka,misalnya:harga saham,besarnya pendapatan, dan jumlah pembeli.

2) Jenis-Jenis Data Menurut Sumbernya

a) Data Internal, yaitu data dari dalam suatu organisasi yang menggambarkan keadaan organisasi tersebut. Contoh: jumlah karyawan,jumlah modal, atau jumlah produksi dalam suatu perusahaan.

b) Data Eksternal, yaitu data dari luar suatu organisasi yang dapat menggambarkan faktor-faktor yang mungkin memengaruhi hasil kerja suatu organisasi. Misalnya:daya beli masyarakat memengaruhi hasil penjualan suatu perusahaan.

3) Jenis-Jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya

a) Data Cross Section,yaitu data yang dikumpulkan pada suatu waktu tertentu (at a point of time) untuk menggambarkan keadaan dan kegiatan pada waktu tersebut. Misalnya: laporan keuangan per 31 Desember 2018, data pelanggan PT Sejahtera bulan Oktober 2018, dan sebagainya.

b) Data Berkala (Time Series Data), yaitu data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk melihat perkembangan suatu kejadian selama periode tersebut. Misalnya, data jumlah pelanggan dari bulan Januari-Desember 2018.

4) Jenis-jenis Data Menurut Cara Memperolehnya

a) Data Primer (Primary Data),yaitu data yang dikumpulkan oleh perorangan/suatu organisasi secara langsung dari objek yang diteliti dan untuk kepentingan studi yang bersangkutan yang dapat berupa interview,observasi.

b) Data Sekunder (Secondary Data), yaitu data yang diperoleh dan disatukan oleh studi-studi sebelumnya atau yang diterbitkan oleh berbagai instansi lain. Contoh: data dokumentasi seperti buku, jurnal,dan arsip-arsip resmi.

c. Hierarki Data

Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data, tingkatan data dapat disusun ke dalam sebuah hirarki mulai dari yang paling sederhana hingga paling kompleks,seperti berikut.

1) Basis data, merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang memiliki hubungan record.

2) Berkas/file, merupakan sekumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu objek.

3) Record,merupakan sekumpulan field/atribut/data item yang saling berhubungan terhadap objek tertentu. Record terbagi menjadi dua bagian,yaitu:

1. Fixed Length Record, merupakan semua field dalam record yang memiliki ukuran yang tetap.
2. Variable Length Record, merupakan field-field dalam record dapat memiliki ukuran yang berbeda (metode penandaan yang digunakan antara lain: end ofrecord marker, indicator panjang, dan table posisi record).

Pada perusahaan yang terbentuk secara tradisional mengorganisasikan data mereka dalam suatu hierarki yang terdiri atas elemen, catatan (record), dan file.

1) Elemen data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.

2) Satu tingkat hierarki yang lebih atas adalah catatan. Satu catatan (record) terdiri dari sebuah elemen data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu.

3) Semua catatan sejenis disusun menjadi satu file. File adalah kumpulan catatan data (data record) yang berhubungan dengan suatu objek tertentu.

d. Metode Pengolahan Data pada Komputer

Pengolahan data pada komputer meliputi berikut.

1) Pengumpulan data

Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

2) Pengubahan Data

Operasi pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran, pengalkulasian, perekapitulasian, pembandingan.

3) Penyimpanan Data

Semua data harus disimpan di suatu tempat sampai diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan,serta file yang disimpan disebut database.

4) Pembuatan Dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.

B. Informasi

a. Pengertian Informasi

Secara etimologis istilah “informasi” berasal dari bahasa Latin,yaitu “Informatinem” yang artinya ide, kode, atau garis besar. Secaraumum, pengertian informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya.

Pengertian informasi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.

1) Edhy Sutanta : Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

2) Hoffer: Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya.

3) Tata Sutabri : Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

b. Ciri-Ciri Informasi

Informasi memiliki ciri-ciri seperti berikut.

1) Benar atau salah, artinya dalam hal ini informasi berhubungan dengan kebenaran atau kesalahan terhadap kenyataan.

2) Baru,artinya informasi harus benar-benar baru bagi si penerima.

3) Tambahan, artinya informasi dapat memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4) Korektif, artinya informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5) Penegas,artinya informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

c. Kualitas Informasi

Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa hal berikut.

1) Akurat

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2) Tepat pada Waktunya

Tepat waktu berati informasi yang disampaikan ke penerima tidak terlambat,karena informasi adalah landasan untuk mengambil suatu keputusan.

3) Relevan

Relevan berarti informasi tersebut memiliki manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda.

d. Nilai Informasi

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Berikut ini 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi.

1) Kemudahan dalam memperoleh, artinya informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.

2) Sifat luas dan kelengkapannya, artinya informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap.

3) Ketelitian (accuracy), artinya informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat.

4) Kecocokan dengan pengguna (relevance), artinya informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

5) Ketepatan waktu, artinya informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.

6) Kejelasan (clarity), artinya informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.

7) Fleksibilitas/keluwesannya, artinya nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

8) Dapat dibuktikan, artinya nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.

9) Tidak ada prasangka, artinya nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10) Dapat diukur, artinya informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

C. Kesimpulan

1. Dari segi bahasa, kata "data" berasal dari kata "datum" yang berasal dari Bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Definisi data secara umum adalah kumpulan fakta, kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi.

2. Data terbagi ke dalam beberapa jenis, antara lain menurut sifatnya,sumbernya, menurut waktunya, dan menurut cara memperolehnya.

a. Menurut sifatnya, jenis-jenis data meliputi: data kualitatif dan data kuantitatif.

b. Jenis-jenis data menurut sumbernya, meliputi: data internal dan data eksternal.

c. Jenis-jenis data menurut waktu pengumpulannya, meliputi: data cross section dan data berkala (time series data),

d. Jenis-jenis data menurut cara memperolehnya, meliputi: data primer (primary data) dan data sekunder (secondary data)

3. Secara umum, pengertian informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya. Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa hal, antara lain: akurat, tepat pada waktunya, relevan.

Baca Juga