Teleconference dalam konteks perkantoran merujuk pada penggunaan teknologi konferensi jarak jauh untuk melakukan pertemuan atau rapat antara anggota tim atau partisipan yang berada di lokasi yang berbeda menggunakan fasilitas komunikasi suara, video, atau kombinasi keduanya. Teleconference dapat dilakukan melalui telepon, video conference, atau platform komunikasi online yang didedikasikan untuk tujuan tersebut.
Table of Contents
1. Pengertian Teleconference
Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.
Di Indonesia terdapat berbagai layanan teleconference melalui telepon, baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam teleconference tersebut.
2. Jenis-Jenis Teleconference
Teleconference dibedakan menjadi tiga jenis berikut.
a. Audio Conference (Conference Call)
Audio Conference(Conference call) adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon di mana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio). Audio conference mempunyai kelebihan yaitu biaya yang relatif lebih murah. Adapun kelemahan audio conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar.Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan telepon tersebut.
b. Video Conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (Internet Protocol Address atau sering disingkat IP) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network).
Kelebihan video konferensi meliputi berikut.
1) Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC (Video Tele Conference) untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah.
2) Menghemat waktu dan biaya.
Kekurangan video konferensi meliputi berikut.
1) Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN,LAN atau internet).
2 )Biaya yang relatif mahal.
c. Web Conference
Web conference (Webinars) adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap di mana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.
Web conference biasanya menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.
Keuntungan utama web conference adalah presenter dokumen dapat memberikan penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sedangkan peserta web conference dapat melihat dokumen presentasi tersebut secara serempak. Adapun kelemahan web conference yakni sulit untuk menilai keseriusan atau humor seseorang dalam bentuk komentar yang diketik, juga tidak ada kepribadian yang tergambar dalamnya.
3. Keunggulan dan Kelemahan Teleconference
Keunggulan teleconference meliputi berikut.
- Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC (Video Tele Conference) untuk berbagi dokumen, ide, atau gambar dengan mudah.
- Menghemat waktu dan biaya pertemuan.
- Memudahkan dalam bekomunikasi jarak jauh.
- Mudah dalam pengaplikasiannya.
Kelemahan teleconference meliputi berikut.
- Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana.
- Alat-alat yang diperlukan sulit untuk didapat.
- Penginstalan susah, maka harus ekstra hati-hati agar tidak salah.
4. Peralatan Rapat Teleconference
a. Device atau Perangkat
b. Perangkat Lunak
c. Koneksi Internet
d. Peralatan Pendukung Audio
e. Peralatan Pendukung Video
4. Kesimpulan
- Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.
- Teleconference dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu;
- Audio Conference (Conference Call) adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon di mana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
- Video Conference adalah teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.
- Web conference (Webinars) adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap di mana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.
- Untuk melakukan Teleconference dibutuhkan beberapa perlatan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu, antara lain; Device atau Perangkat (HP/Laptop/PC), Perangkat Lunak Teleconference (Zoom, Webex, dll), Koneksi Internet, Peralatan Pendukung Audio dan Video.